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Serious insight for serious situations.

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Feuille de route sur comment enquêter les plaintes reconventionnelles

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Ainsi, vous retrouvez face à ce qui semble être une plainte reconventionnelle (« a counter-complaint » en anglais) dans l’enquête que vous conduisez. Avant d’aborder ce nouveau virage, la première étape, et probablement la plus évidente, est de confirmer ce à quoi vous avez faire et si cela affecte votre mandat.

Une plainte reconventionnelle est une plainte déposée par un intimé en réponse à une plainte contre sa personne. Ce qui différencie ce type de plainte de la réponse d’un intimé à une plainte contre sa personne, c’est qu’une plainte reconventionnelle contient des allégations contre le plaignant qui, si elles sont avérées, enfreignent la ou les politique(s) de l’employeur. Ces nouvelles allégations peuvent être soit liées ou non aux mêmes événements ayant conduit à la plainte initiale.

Une plainte reconventionnelle peut survenir à différentes étapes du processus d’enquête, que ce soit à son début ou proche de sa fin. Une telle plainte peut être verbalisée dans un courriel, dans le cadre d’une entrevue ou via tout autre format. Une fois identifiée pour ce qu’elle est, à savoir une plainte reconventionnelle, l’étape suivante consiste à demander des instructions pour savoir si cette nouvelle plainte affecte votre mandat. Si vous êtes un enquêteur externe, comme moi, cela signifie contacter votre client.

Les possibilités à cette étape ne sont pas infinies. Soit votre mandat est élargi pour inclure toutes ou certaines de ces nouvelles allégations – qui est le scénario que je discute ci-dessous – soit il ne l’est pas. Dans cette dernière hypothèse, vous êtes libre de reprendre votre enquête sur la plainte initiale après avoir avisé au préalable l’intimé par écrit des limites de votre mandat.

La première étape : le plan d’enquête :

La première étape consiste à vérifier les politiques de l’employeur pour déterminer si elles imposent des conditions ou exigences procédurales spécifiques aux plaintes reconventionnelles et à réajuster votre plan d’enquête en conséquence.

La deuxième étape : communiquer avec les parties :

La deuxième étape consiste à informer les parties concernées par écrit de votre nouveau mandat et à fournir au plaignant initial (désormais également un intimé) la liste des allégations faites à son endroit. Cela vise à s’assurer que l’enquête est équitable pour toutes les parties impliquées. Dépendamment du moment où les termes du nouveau mandat leur sont communiqués, vous devrez peut-être avoir à conduire à nouveau une entrevue de l’intimé initial et/ou le plaignant initial pour obtenir des détails sur la plainte reconventionnelle et la réponse respective à celle-ci.

Les entrevues avec les parties doivent être conçues pour recueillir de manière approfondie la preuve visant cette nouvelle plainte et la première. La divulgation, à l’avance, de toute preuve documentaire à la partie répondant à une plainte reconventionnelle est un outil sensationnel pour s’assurer de la transparence de la procédure.

Dans la majorité des cas, l’extension du mandat pour inclure une plainte reconventionnelle aura pour effet de rallonger la durée de l’enquête. Bien que les parties l’aient sans doute supposé, le jour où vous les avez informées de votre nouveau mandat, le leur communiquer explicitement par écrit aidera à tempérer leurs attentes quant à la durée de l’enquête.

La troisième étape: Un traitement précautionneux des témoins :

Il convient d’être prudent lors de l’entrevue ou de la re-entrevue des des témoins afin d’éviter de divulguer inutilement des informations sur la plainte reconventionnelle. Il n’est pas rare qu’un témoin se présente à une entrevue en ayant une idée de l’objet de la plainte et de l’identité des parties. Cependant, comme pour une enquête typique, vous demeurez le gardien de la confidentialité. Par conséquent, vous devriez fournir le moins possible d’informations aux témoins sur les raisons de les ravoir en entrevue.

La quatrième étape : l’entrevue de réponse :

L’entrevue de réponse, l’une des dernières étapes d’une enquête, présente aussi ses enjeux. Une entrevue de réponse devrait être planifiée pour permettre à chaque partie de répondre à toute preuve qui contredirait leur version des faits. La création d’un tableau résumant la preuve collectée, et organisé par allégation et allégation reconventionnelle, peut aider un enquêteur à naviguer la complexité souvent associée aux plaintes reconventionnelles. Cela aidera en outre l’enquêteur à mettre rapidement en évidence les zones d’incohérence qui feront l’objet de l’entrevue de réponse.

La dernière étape : rédiger le rapport :

Alors que vous êtes sur le point d’entamer la dernière étape de votre voyage – la rédaction de votre rapport – vous devez rester alerte aux particularités liées à l’enquête d’une plainte reconventionnelle. Rédiger un rapport digeste et lisible dans un tel contexte peut en effet très vite devenir une entreprise ardue.

Une façon d’orienter le lecteur de votre rapport serait d’avoir une section au début de celui-ci qui donne un aperçu des allégations. Vous devriez y faire un résumé bref de la plainte et de la plainte reconventionnelle.

Lorsqu’une plainte reconventionnelle porte sur le même événement que la plainte initiale, l’approche logique pour des raisons de concision et de clarté consiste à résumer la preuve du plaignant initial (c’est-à-dire sa version des événements et sa réponse aux allégations portées à son endroit sous une rubrique, puis faire de même pour l’intimé initial sous une rubrique distincte.

En résumant la preuve fournie par les témoins – en particulier ceux qui ont connaissance à la fois de la plainte et de la plainte reconventionnelle, commencez par leur témoignage sur la plainte initiale avant d’aborder celui sur la plainte reconventionnelle. Cela permettra de maintenir de la cohérence et de l’uniformité dans la façon dont les deux plaintes sont discutées dans votre rapport.

Quelle que soit votre décision sur la structure du rapport, il est essentiel de communiquer clairement à votre lecteur vos raisons de procéder d’une manière ou d’une autre.

Vous êtes maintenant prêt(e) et paré(e) à enquêter une plainte reconventionnelle. Bonne chance!

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